“我收到了一封转发的邮件/消息,但我不知道期望我做什么!”
又是一天,又一个领导仅仅转发邮件/消息却没有任何背景说明或期望。这就像是在玩企业版的猜谜游戏,员工们只能猜测下一步该做什么。这种缺乏明确性带来了不必要的压力,拖慢了工作进程,甚至让人感到沮丧。而且,这样做其实是对员工的不尊重。
领导们,转发一封邮件并不等于授权委派。提供明确的指示、截止日期和预期结果是至关重要的。你的团队需要知道你对他们的期望,而不仅仅是别人对你的期望。让我们一同打破这个习惯,培养高效沟通的文化。
以下是一些有效的方式,可以帮助你为员工提供清晰明确的指示。
我们的脑袋一次能处理的信息是有限的。不要让员工在面对庞大且复杂的任务时感到不知所措。相反,应该将任务拆解成更小、更易管理的部分。
列出步骤:在委派任务之前,先花点时间列出任务中涉及的具体步骤。
注重清晰度:解释每个步骤时,使用简明扼要的语言,避免使用员工可能不理解的技术术语或缩略语。
编号有助于理解:考虑为每个步骤编号,尤其是对于复杂的任务,这样能帮助创建一个清晰的顺序。
理解任务背后的“为什么”可以极大地激励员工。了解任务的目的不仅能提高员工的参与感,还能帮助他们预见潜在的障碍。
解释大局: 花一点时间说明这个任务如何融入更大的项目或公司目标中。
强调重要性: 让员工知道这个任务为何重要,以及它如何为整体成功做出贡献。
背景信息至关重要: 提供与任务相关的背景信息。这能帮助员工在遇到意外情况时做出明智的决策。
在说明任务后不要走开。鼓励员工提出澄清问题。这种双向沟通确保每个人都在同一页面上。
开放提问环节: 积极邀请员工提问,让他们知道提出问题是安全的。
总结与重申: 解释完任务后,要求员工用自己的话总结关键点。这有助于发现理解上的任何差距。
提供不同的渠道: 有些员工可能更喜欢快速的跟进邮件,而其他员工则可能更需要视觉化的任务分解工具。
通过实施这三种策略,你可以确保员工收到清晰简洁的指示,帮助他们高效地完成任务。记住,清晰的沟通是双向的。通过鼓励提问,你能创造一个依赖合作的团队,从而交付出色的成果。
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